Ontmoet je perfecte event bezoeker

Als eventmanager weet je natuurlijk als geen ander, dat het doel dat je klant wil bereiken met het evenement veel belangrijker is, dan de locatie, de catering, de perfecte audio visuele middelen en een geoliede logistiek tijdens het event.

Weten jouw opdrachtgevers altijd precies wat ze willen bereiken ? En hebben ze een heldere boodschap die ze willen meegeven? In de praktijk is dit vaak niet het geval. Maar als het je lukt om dit goed boven tafel te krijgen, dan heb je goud in handen.

Want met die boodschap bereik je eenvoudig de perfecte event bezoeker. En de juiste bezoeker komt binnen met de juiste mindset. En die mindset heb je nodig voor een geslaagd evenement.

Ok, maar hoe vind ik die dan?

Organiseer een knettergekke brainstormsessie met je klant en een paar stakeholders zoals een geïnteresseerde bezoeker, beïnvloeder in de markt en een betrokken partner. Laat hen aangeven wat hun verwachtingen zijn, wat er speelt in de markt en probeer te achterhalen wat de latente behoeftes zijn. Probeer kernachtig te beschrijven welke boodschap je wilt communiceren naar je bezoekers en welke keywords relevant zijn rondom dit thema.

Op dit punt ga je aan de slag met je communicatieplan waarin je boodschap vertaald naar een online/offline strategie waarin je alle stakeholders voor, tijdens en na het event probeert te verleiden en te verbinden. Bepaal via welke online middelen je wilt communiceren zoals je website, CRM systeem, social media tools, eventapp en narrowcasting. Formuleer vervolgens per kanaal de uitingen die passen binnen de boodschap en kernwoorden, zorg voor een goede opbouw en timing. Je verleidt hiermee de bezoekers die dezelfde verwachting hebben als jij. Dit plan kun je uitwerken zodra de contouren van je event staan in een tijd dat je nog niet wordt opgeslokt door operationele vragen rondom de catering en de techniek. Zo voorkom je dat je te laat start met de werving van bezoekers en aanmeldingen toch achter blijven bij de verwachting. En bedenk van te voren op welke manier je na afloop van het event in contact wilt blijven.

Social media is belangrijk voor, tijdens en na je event. In de periode voor je event gaat het voornamelijk om het creëren van branding en awareness rondom het gekozen thema. In deze fase probeer je de doelgroep op te sporen, ze in beweging te brengen en te verleiden om naar het event te komen. Probeer het niet vanuit de salesmethode te benaderen maar probeer haar te raken met content die afgeleid is van de eerder geformuleerde boodschap, kernwoorden en opgestelde uitingen. Sluit aan bij de verwachtingen van je doelgroep die overeenkomen met je event.

Door de juiste doelgroep te verleiden ben je nu op het punt aangekomen om te bekijken hoe je deze groep gericht met elkaar kunt verbinden zonder dat daar een grote inspanning voor nodig is. Voorafgaand aan het event wordt er een besloten community omgeving ingericht binnen de Netwerkapp die past bij de boodschap en de look & feel van het event. De deelnemers worden hiervoor uitgenodigd na de registratie door de organisatie. Ze komen vervolgens in een warm bad. De organisatie heet hen welkom en ze worden uitgedaagd om aan te geven waar ze binnen het thema naar op zoek zijn. Zo worden ze gevonden door anderen en kunnen ze direct een afspraak maken voor op het event. De kennis zit in de zaal! Al voor het event van start gaat is er een warm netwerk en betrokkenheid gecreëerd. En naar wens kan er ook gedeeld worden via social media. Betrek ook de dagvoorzitter, sprekers, organisatie en partners zodat ook zij dezelfde boodschap uitdragen via alle kanalen. En natuurlijk kun je ook zichtbaar maken wat er gebeurt tijdens het event. Via de netwerkapp narrowcasting laat je eenvoudig zien welke vragen er zijn en hoe iedereen met elkaar in verbinding staat.

Jij bent nu in contact met je doelgroep. Tijdens het event is het belangrijk om hen ook online te laten zien te laten zien wat er gebeurt. Zo creëer je een extra beleving op het event en laat je aan niet aanwezigen zien hoe het event wordt ervaren. Hiermee kun je de doelgroep uitbreiden en vergroot je het bereik van je boodschap. Gebruik uitspraken van sprekers of nieuws vanaf de beursvloer en retweet en favorite tweets die interessant zijn. Post vooral leuke berichten die snel kunnen worden gedeeld. Betrek daarbij zoveel mogelijk accounts van je sprekers, prominente aanwezigen, organisatie en bezoekers om het meer inhoud te geven. Gebruik altijd een vaste hashtag voor de herkenbaarheid.

Ook na het event kun je nog flinke exposure creëren. Je kunt nogmaals de hoogtepunten van de dag communiceren ondersteund met mooie foto’s en video’s en je kunt de resultaten van de interactie delen zodat je kunt aantonen wat het effect is geweest van het event. Zo kun je nog wel 2 weken in het picture blijven van je huidige of interessante nieuwe doelgroep.

Weten jouw opdrachtgevers altijd precies wat ze willen bereiken ?

In het gehele communicatie traject is het belangrijk dat je dagelijks aandacht besteed aan je communicatiekanalen zodat je kansen benut en kunt inspelen op de actualiteit. Een internet monitoring tool, zoals iMonitoring kan je daarbij helpen. Deze tool neemt je veel werk uit handen door de engagement module. Deze module helpt jou om de juiste keuzes te maken en zorgt ervoor dat een aantal taken worden geautomatiseerd zodat je die kostbare tijd voor andere dingen kunt gebruiken.

Het lijkt de ultieme oplossing. Gewoon uitbesteden en dan heb ik er geen omkijken meer naar. Het wordt allemaal geregeld en ik kan me op het event concentreren. Dat gaat niet helemaal op. Natuurlijk neemt zo’n partner veel van je over maar niet alles is over te nemen. Hij of zij zal moeten worden gevoed met je kennis en informatie. Samen zullen jullie onderwerpen van de berichten moeten vaststellen. Wat wil je wel en wat niet. Hoe zorg je er SAMEN voor dat de spontaniteit niet verloren gaat? Het posten en beheren van de kanalen is uitbesteed, maar er komt een extra vraag naar informatie voor terug. Jouw kennis van en ervaring met het event is voor een groot deel over te dragen, maar je passie? Kan die externe partij er ook 24 uur per dag boven op zitten? Ook hier komt internet monitoring weer om de hoek kijken. Die tool kun je samen gebruiken om te kijken hoe de online communicatie verloopt. Wat is je bereik en wie zijn je ambassadeurs online? Schakel regelmatig en zorg dat de berichten stroom op gang blijft. Werk van tevoren veel berichten voor sociale media samen uit. Zo heb je op het laatste moment je handen vrij voor de catering, je locatie en het binnen halen van de laatste bezoekers.

Zorg dat tijdens het event door die externe partij een social media team wordt samengesteld. Dit team legt alles vast en zorgt voor een goede berichten stroom tijdens en na het event. Door een goed social media plan te maken heb je tijdens het event je handen vrij voor alle organisatorische zaken die continu je aandacht vragen. En de social media? Dat ligt voor 90% bij die externe partij en 10% bij jou. De leuke ludieke tweets die moet je zelf ook versturen of retweeten / delen.

Samen maak je het event zowel offline als online tot een succes.